Mamy nowy rok. Zgodnie z tradycją wielu z nas przygotowało postanowienia i pomysły na nowe JA w nowym roku. Często jednak naszych planów jest tak wiele, że nie jesteśmy w stanie wszystkich zrealizować. Może warto do swoich postanowień dopisać jeszcze jeden punkt? „Nauczę się zarządzania sobą w czasie”.

„Należy zarządzać czasem, a nie tylko czasem zarządzać…” U podstaw zarządzania leżą: planowanie, organizowanie, motywowanie/egzekwowanie, a także kontrolowanie.

A więc podobnie w zarządzaniu czasem ważne jest:

• planowanie czasu,
• organizowanie zadań i projektów,
• motywowanie siebie / egzekwowanie stawianych sobie celów,
• kontrolowanie czasu, siebie, realizowanych zadań i projektów, itp.

Twój osobisty system planowania powinien uwzględniać:

• wyznaczenie celów,
• ustalenie narzędzi, które będą wspierały realizację celów.

Zgodnie ze sztuką wyznaczania celów, cele powinny być SMART, czyli:

• S – szczegółowe,
• M – mierzalne,
• A – ambitne,
• R – realistyczne,
• T – terminowe.

PRIORYTETY

Jeśli znasz już swoje cele, warto nadać im priorytety.

Możesz zastosować metodę ABCDE, która wymaga analizy codziennych działań, jeszcze zanim zaczniemy je wykonywać. Każde zadanie oznaczamy odpowiednią literą (A, B, C, D lub E) wg potencjalnych skutków jakie niesie za sobą brak wykonania takiego zadania:

• Lista spraw A obejmuje sprawy, których zaniedbanie może przynieść poważne konsekwencje.
• Na liście B umieszczamy sprawy, które powinno się załatwić, ponieważ ich zlekceważenie może pociągnąć za sobą pewne skutki. Nie należy zajmować się zadaniami B, jeśli nie zostały załatwione zadania z listy A.
• Zadania C to zadania, których odłożenie nie będzie miało żadnych konsekwencji.
• Lista D to czynności, kóre możemy delegować innym.
• Lista E zawiera zadania, które można wyeliminować.

STRATEGIE ZARZĄDZANIA CZASEM

A oto kilka sprawdzonych strategii zarządzania swoim czasem:

Zasada 60 / 20 / 20

Czas pracy w jednym dniu planuj zgodnie z poniższym podziałem:

• 60 procent czasu zaplanuj,
• 20 procent – bufor – zwykłe zadania zajmują nam więcej czasu niż pierwotnie zaplanowaliśmy, pojawiają się „pożary” i „wrzutki”,
• 20 procent – zakłócenia lub złodzieje czasu, np. telefony, niespodziewane spotkania, kawa itp..

Planując dzień zaczynaj od zadań złożonych, wymagających wysiłku i pracy twórczej. Pomiędzy zadaniami złożonymi rozmieść małe, proste i rutynowe działania.

Zjedz tę żabę!

Ogromna żaba czekająca na zjedzenie, to Twoje największe, najważniejsze zadanie, z którego realizacją będziesz prawdopodobnie zwlekał, jeśli nie zajmiesz się nim od razu. Jest ona również tym zadaniem, które w danym momencie może mieć najkorzystniejszy wpływ na Twój cel i pomóc Ci w szybkim osiągnięciu oczekiwanych rezultatów.

Rozpoczęcie pracy od połknięcia żaby gwarantuje poczucie zadowolenia wynikającego ze świadomości, że najgorsze zadania mamy już za sobą oraz satysfakcję na cały dzień.

Strategia Vonneguta – planuj wstecz

Nazwa tej strategii planowania pochodzi od jej inspiratora – Kurta Vonneguta, który w ten sposób konstruował swoje powieści i opowiadania. Polega na planowaniu od tyłu. Zaczynamy od celu / rezultatu jaki chcemy osiągnąć, a później krok po kroku cofamy się, by analizować poszczególne etapy.

Macierz Eisenhower’a

Jeden ze znanych prezydentów USA – Dwight D. Eisenhower słynął nie tylko ze swojej mądrości, ale również, a może przede wszystkim, ze świetnego zarządzania własnym czasem. Jest on twórcą tzw. Macierzy Eisenhowera, nazywanej również Polem/ Siatką/Systemem/Kwadratem Eisenhowera lub też Matrycą Priorytetów (Rys.1).


ORGANIZOWANIE ZADAŃ I PROJEKTÓW

Jeszcze kilka wskazówek dotyczących organizowania zadań i projektów:

• Zadanie – pojedyncza czynność do wykonania.
• Projekt – cel/sprawa, która potrzebuje więcej niż jedną czynność do wykonania.
• Porządek w dokumentach:  wyrzuć, deleguj, zrób, odłóż na później, odłóż do akt.
• Porządek na biurku.
• Bądź punktualny.
• Rób jedną rzecz a nie kilka naraz.
• Naucz się mówić NIE.
• Deleguj więcej/lepiej.
• Komunikuj się strategicznie.
• Ogranicz przeciążenie informacjami.
• Ogranicz zakłócenia do minimum.
• Organizuj lepsze spotkania.

Zasada Pareto

Zasadą, którą można się kierować przy doborze zadań, to Zasada Pareto, czyli reguła 80/20. Mówi ona, że 80 procent efektów naszej pracy pochodzi od 20 procent ogółu wykonywanych zadań, a pozostałe 20 procent efektów pracy jest spowodowane przez 80 procent czynności, które wykonujemy w ciągu dnia.

Prawo Parkinsona w organizacji czasu

Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie” – tak właśnie brzmi prawo, którego autorem jest Cyril Northcote Parkinson.

W praktyce oznacza to nic innego jak odkładanie koniecznych do wykonania czynności na tak zwaną ostatnią chwilę.

Warto wiedzieć, że prawo Parkinsona można rozumieć również na inny sposób, a mianowicie mówi, że wykorzystujemy tyle czasu, ile rzeczywiście na daną czynność przeznaczyliśmy.

Czerwone i zielone godziny

Czerwone godziny to czas przeznaczony na wykonanie jakiegoś zadania i wtedy nikt i nic nie może Ci przeszkadzać (np. 1 h lub 2h dziennie). Oczywiście pod warunkiem, że charakter Twojej pracy na to pozwala.

Pozostały czas to tzw. zielone godziny – wtedy akceptujesz różne zakłócenia, jakie mogą się pojawiać w ciągu dnia pracy.

Technika zadań „słoniowych”

1. Podziel „zadanie – słonia” na mniejsze części.
2. Poszczególne „kawałki słonia” zamień na zadania (np. zadania dnia, zadania tygodnia).
3. Systematycznie zjadaj słonia kawałek po kawałku.
4. Zjedz całego słonia do końca.

Trudne i złożone zadania wykonuj, gdy masz najwięcej energii. Szczególnie duże zadania dziel na mniejsze działania i konsekwentnie je realizuj tak, aby osiągnąć cel.

Podsumowując:

• Wyznacz cele,
• Ustal priorytety,
• Wybierz 2-3 strategie zarządzania czasem, które będą Cię wspierać.

Pamiętaj, czasami mniej oznacza więcej.

Anna Wojciechowska, CEO EAP24

Anna Wojciechowska posiada kilkunastoletnie doświadczenie w planowaniu, wdrażaniu i realizacji projektów doradczych HR oraz szkoleniowych (learning & development) w obszarach takich jak: rozwijanie przywództwa, kształtowanie postaw i zachowań, a także efektywna komunikacja i współpraca w zespole oraz pomiędzy zespołami. Współpracowała z ponad 200 klientami korporacyjnymi.