Z uwagi na fakt, że Belastingdienst rozpoczął wydawanie decyzji podatkowych za poprzedni rok, pragniemy przybliżyć temat różnic związanych z decyzją wstępną (voorlopige aanslag) i ostateczną (definitieve aanslag).

Zacznijmy od początku.

Belastingdienst po opracowaniu deklaracji podatkowej ma dwie opcje wydania decyzji:

– może wydać od razu decyzję ostateczną – dzieje się tak najczęściej w przypadku osób, które są zameldowane w Holandii pełny rok podatkowy (rozliczenia na formularzu P). Wówczas urząd pomija decyzję wstępną i wydaje od razu decyzję końcową.

– może wydać najpierw decyzję wstępną (najczęściej między 3 a 6 miesięcy od złożenia deklaracji podatkowej), na podstawie której wypłaca wyliczony zwrot a następnie w ciągu kolejnych 3 lat wydaje decyzję ostateczną.

W przypadku, gdy Belastingdienst wyda od razu decyzję końcową sprawa jest prostsza. Istnieje wtedy niewielka szansa, że w ciągu najbliższych 5 lat urząd ją zmieni, choć i takie ryzyko istnieje. Bardziej skomplikowana jest sytuacja w przypadku, kiedy najpierw zostaje wydana decyzja wstępna i później decyzja ostateczna.

Decyzja ostateczna ma na celu potwierdzenie, że wynik złożonej deklaracji podatkowej jest prawidłowy. W praktyce oznacza to, że nasza deklaracja opiera się na prawidłowych danych (między innymi dochody i okres składkowy) oraz potwierdza prawo do zastosowanych ulg i odliczeń.

W zdecydowanej większości przypadków decyzja końcowa podsumowuje i ostatecznie przyznaje prawo do wcześniej uzyskanego zwrotu. Jeśli to druga z kolei decyzja, to wydawana jest wówczas na „0 €”. Uprawomocnia się po 6 tygodniach i teoretycznie zamyka temat rozliczenia za dany rok.

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy urząd na podstawie decyzji wstępnej wypłaci wyliczony wcześniej zwrot, a następnie po kilku miesiącach, nawet latach, wydaje decyzję ostateczną z nakazem płatniczym do zwrotu całości lub części tego zwrotu.

Dlaczego tak się dzieje?

Rozważymy tu najczęściej spotykane powody takich sytuacji.

Zazwyczaj powodem, dla którego urząd z decyzją ostateczną prosi o zwrot wcześniej wypłaconej kwoty jest fakt, że nie odesłano (lub odesłano błędne) zaświadczenia o dochodach z polskiego urzędu skarbowego.

Prawdą jest, że urząd wydając decyzję wstępną całkowicie ufa deklaracji podatkowej, w której między innymi zaznaczono, że zaświadczenie o dochodach zostanie odesłane na czas. Decyzja wstępna zatem przyznaje nam zwrot „warunkowo”. Jeżeli zaświadczenie dotrze na czas i zostanie zaakceptowane przez Belastingdienst (o tym jakie warunki musi spełnić zaświadczenie, aby zostało zaakceptowane, pisaliśmy w naszym artykule: TUTAJ), to formalnością jest już tylko wydanie decyzji ostatecznej, która zazwyczaj przyznaje finalnie już wypłacony zwrot. Jeżeli z jakiegoś powodu zaświadczenie nie dotrze na czas lub zaświadczenie nie zostanie zaakceptowane, to urząd przy wydaniu decyzji ostatecznej zmieni kwalifikację podatnika z kwalifikowanego na niekwalifikowanego. Automatycznie takie rozliczenia są mniej korzystne, ponieważ ogólna ulga podatkowa jest wówczas naliczona w niższej kwocie. Stąd wynika konieczność oddania niekiedy części lub całości otrzymanego zwrotu, a czasem nawet powstaje dopłata do urzędu, która zwiększa bazową kwotę do oddania.

Wówczas jedynym rozwiązaniem tego problemu jest konieczność wysłania zażalenia na decyzję ostateczną. Belastingdienst po otrzymaniu zażalenia na wydanie nowej decyzji ma czas od 8 do 12 tygodni, nawet z możliwością przedłużenia tego terminu o kolejne 6 tygodni po wcześniejszej pisemnej informacji.

Nie warto zatem zaniedbywać dostarczania zaświadczeń o dochodach, gdyż rodzi to wiele niedogodności.

Kolejną sytuacją, w której Belastingdienst cofa wcześniej wydaną decyzję wstępną i prosi o zwrot części lub całości uzyskanego zwrotu jest fakt, że zmienia tak zwany okres premiowy (okres, w którym odprowadzane są za nas składki społeczne przez pracodawcę). Załóżmy, że do rozliczenia podatku podano iż przepracowany został cały rok 2022. Urząd w decyzji wstępnej przyznał zwrot wyliczony na podstawie tego właśnie okresu. Po wnikliwej analizie sytuacji zawodowej urząd, wydając decyzję ostateczną stwierdza, że okres składkowy był krótszy i proporcjonalnie obniża nam zwrot i prosi o zapłacenie nienależnie pobranej różnicy. W tego typu sytuacjach, gdzie mowa już o czynnościach sprawdzających, urzędnik zajmujący się sprawą zazwyczaj wysyła do podatnika, przed wydaniem decyzji ostatecznej, list z informacją, dlaczego ma wątpliwości co do okresu premiowego. W liście tym poprosi o udowodnienie, że okres zatrudnienia/opłacania składek był taki jak podany w deklaracji. Dowodami na to są najczęściej: umowa o pracę oraz salarisy za cały rok lub loonstaat (wspominaliśmy o tym również w naszym artykule: TUTAJ).

Jeżeli takie dowody zostaną wysłane do Belastingdienst w wyznaczonym terminie i urzędnik uzna je za satysfakcjonujące to wydając decyzje ostateczną utrzyma w mocy decyzję wstępną. Brak odesłania wymaganych dokumentów, niedotrzymanie terminu na ich odesłanie lub odesłanie dokumentów, które nie potwierdzą okresu, który został użyty w deklaracji spowoduje, że Belastingdienst zmieni decyzję wstępną i wyda decyzję ostateczną z nakazem zwrotu nienależnie przyznanych pieniędzy.

W sytuacji, gdzie jesteśmy przekonani co do swojej racji, a po prostu nie odesłaliśmy z jakiegoś powodu dokumentów na czas, nadal mamy możliwość odwołania się od decyzji.

Urząd może zmienić również decyzję ostateczną w stosunku do wstępnej w przypadku, gdy w rozliczeniu zastosowano jakieś odliczenia lub ulgi. Tak samo jak w powyższym przykładzie urząd może przed wydaniem decyzji ostatecznej sprawdzić, czy faktycznie podatnik miał prawo zastosować dane odliczenie lub ulgę i poprosić o odpowiednie dokumenty, które to potwierdzą. Jeżeli odliczone zostały np.: koszty kursów, szkoleń, leczenia, opłacania alimentów na byłego małżonka, konieczne będzie przesłanie faktur, dowodów płatności itp. Jeżeli skorzystano z ulgi na dziecko do 12 roku życia dla rodzica o niższych dochodach, to urząd ma prawo prosić o zaświadczenia o zameldowaniu + tłumaczenie przysięgłe tego dokumentu, które udowodni spełnienie warunków ulgi. Chcąc to sprawdzić, urząd zawsze wyśle odpowiednio wcześniej wezwanie do przedstawienia odpowiednich dokumentów i wyznaczy na to termin. Jeżeli termin nie zostanie zachowany, urzędnik uzna tym samym, że nie ma prawa do odliczenia/ulgi i wyda decyzję ostateczną z nakazem zapłacenia nienależnie pobranego zwrotu.

W tym przypadku również istnieje możliwość złożenia odwołania od decyzji.

Najbardziej prozaiczną sytuacją, gdzie Belastingdienst zmienia wcześniejszą decyzję jest fakt nieujawnienia wszystkich dochodów w rozliczeniu. Dzieje się tak najczęściej, jeżeli w ciągu roku podatnik ma wielu pracodawców lub przebywał na zasiłku wypłacanym przez urząd UWV, a co z tym związane powinien przedstawić kilka jaaropgave. Jeżeli któryś zostanie pominięty, to urząd przy wydaniu decyzji ostatecznej naprawi ten błąd, jednak wówczas może się okazać, że wynik rozliczenia będzie zupełnie inny od tego, który znamy. Może się okazać, że w wyniku tej zmiany wyśle decyzję ostateczną z nakazem płatniczym, by zwrócić nienależną różnicę.

Decyzja podatkowa z Holandii może rodzić wiele pytań. Wyżej wymienione sytuacje zawsze warto konsultować z wykwalifikowanym specjalistą podatkowym, a co najważniejsze nie ignorować otrzymywanych z urzędu pism.

Pamiętajmy o tym, że urząd na kontrole naszej deklaracji podatkowej ma jeszcze aż 5 lat od momentu wydania decyzji ostatecznej, a to że otrzymaliśmy zwrot z podatku wcale nie gwarantuje, że np. po 4 latach urząd nie zarządzi czynności sprawdzających. Dlatego stosując odliczenia i ulgi należy pamiętać, że dowody na to, iż dana ulga lub odliczenie nam przysługuje należy trzymać jeszcze przez 5 lat od wydania decyzji ostatecznej.

(RED.) ARTYKUŁ POWSTAŁ PRZY
WSPÓŁPRACY Z KANCELARIĄ PODATKOWĄ
MGR ANNA KŁOSOWSKA WWW.ROZLICZSIE.PL